Archive for Gennaio, 2008
Documenti elettronici: quale formato?
Sabato, Gennaio 12th, 2008 | accessibilità | Nessun commento
Oggi grazie ad internet lo scambio di documenti, fogli di calcolo, presentazioni, tra utenti, aziende e pubbliche amministrazioni è all’ordine del giorno.
Qual è il formato giusto da usare?
Affidarsi a standard de facto, de jure o entrambi?
Oggi se si vuole essere certi che l’informazione arrivi a tutti i cittadini
qual è la scelta giusta da fare?
Standard
Il panorama che ci si trova di fronte non aiuta la scelta di un unico formato valido
Oggi esistono vari standard per i documenti. Lo standard de facto che tutti conosciamo è quello dei formati file di Microsoft Office perchè è il software più diffuso: i documenti di testo sono diventati “i Word” (DOC), i fogli di calcolo “gli Excel” (XLS), le presentazioni “i Powerpoint” (PPT).
Dopo che il mercato ha preso una direzione, si è cercato in modo sempre più concreto di creare degli standard de jure. Nel caso dei documenti la questione è ancora aperta. OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) ha rilasciato diversi tipi di formati standard, gli Open Document Format (ODF): aperti, basati su XML, validi per diverse tipologie di documenti (ODT per i testi, ODP per le presentazioni, ODS per i fogli di calcolo, ecc). L’ODF è divenuto uno standard UNI in Italia a gennaio del 2007, dopo che nel 2006 la versione 1.0 era divenuta standard ISO. Anche i documenti Microsoft che usano OOXML (Office Open XML) sono essi stessi standard secondo ECMA già dal dicembre 2006, non lo sono ancora per ISO.
Un ultimo formato da ricordare, ormai standard ISO dal 2005, per le immagini raster, vettoriali e il testo è il PDF di Adobe.
Utenti
Per individuare il miglior formato è necessario capire l’universo a cui ci si rivolge
Che l’utente sia un privato o un’azienda le problematiche sono le stesse. Dipendono da vari fattori: dal momento dell’acquisto delle tecnologie, dalle preferenze personali, da questioni di opportunità, costi e competenze. Tutto ciò determina un panorama variegato. Sistemi operativi diversi, in versioni più o meno recenti, portano ad usare programmi diversi che permettono la fruizione di certi tipi di documenti e non di altri.
Un utente Mac ad esempio ha difficoltà con alcuni tipi di file, anche banali .DOC di Word realizzati con le ultime versioni per PC. E’ inevitabile, sono due mondi diversi e quindi in parte incompatibili. Coloro che hanno deciso di usare Linux hanno ancora maggiori difficoltà, perchè Linux essendo in parte fuori dalla competizione del mercato, resta leggermente più indietro.
I formati Office (Word, Excel, Powerpoint) e PDF, sono ancora i più utilizzabili, a patto che non usino soluzioni particolari presenti nelle sole ultime versioni: esistono lettori e/o convertitori per quasi tutti i casi.
Accessibilità
Nell’universo degli utenti esistono alcuni casi molto particolari con problemi specifici
L’accessibilità è una caratteristica del software, necessaria per permettere a tutti l’accesso. Se questo vale per le semplici pagine web, le difficoltà aumentano per i documenti, perchè ai problemi degli utenti si sommano quelli dovuti ai software particolari con cui li si fruisce. In generale vale il principio che gli ausili sono maggiormente disponibili sui sistemi più diffusi. Le tecnologie assistive si aggiornano dopo l’uscita dei programmi che assistono, inoltre non tutti gli utenti aggiornano i propri ausili all’ultima versione.
I programmi in grado di utilizzare nativamente i formati ODF, non essendo così diffusi, hanno problemi di accessibilità: i formati PDF e MSOffice risultano ancora la scelta migliore.
Sull’accessibilità non incidono solo i formati dei file ma anche il modo stesso in cui si realizzano i documenti. Qualche consiglio su come realizzare documenti accessibili: si trova sulle linee guida della Regione Emilia-Romagna alla sezionie documenti
Pubblica Amministrazione
Obblighi ed opportunità per l’amministrazione, l’Italia e l’Europa
Un’amministrazione deve cercare di conciliare il doveroso rispetto delle norme, i bisogni degli utenti, le proprie esigenze aziendali, la necessità di risparmiare, il tentativo di migliorare l’efficienza, il mandato di garantire pari opportunità a tutti (compresi i vari competitor sul mercato).
La scelta dei formati aperti è una chiara indicazione europea recepita in modo diverso nei vari Paesi. C’è chi ha voluto forzare una scelta: ad esempio la Norvegia dal 2009 pubblicherà solo documenti ODF. C’è chi ha lo stesso atteggiamento ma lascia spazio a tutti i formati considerati aperti: come la Danimarca che permette oltre a ODF anche Microsoft OOXML.
Da noi si cerca di spingere la PA verso i formati aperti, anche se in modo piuttosto blando. Il Codice dell’amministrazione digitale impone l’uso di standard aperti e affida al CNIPA l’aggiornamento dell’elenco dei formati. Il gruppo di lavoro che dovrebbe farlo è appena stato costituito e quindi la scelta per ora viene lasciata a ciascuna PA. ODF è probabilmente la scelta più corretta: conforme alle norme, aperto e unico standard UNI ISO.
Nella pratica che fare
Se l’esigenza è di fornire un documento uguale all’originale, PDF risulta la scelta più efficace in quasi tutti i casi. Questa esigenza ha dei limiti: in un mondo sempre più connesso, dove l‘interoperabilità, lo scambio e la condivisione sono il valore aggiunto della rete, è XML la scelta obbligata.
Anche se per tutti gli aspetti considerati, fino ad ora MSOffice risulta una buona scelta, ce n’è una ancora migliore se si deve dare accesso a tutti all’informazione: se il contenuto di documento lo si deve fornire in sola consultazione, l’HTML è sicuramente lo standard più fruibile (e XHTML è la sua “traduzione” in XML). HTML è il Web e quindi è universale, tutti possono accedervi, a patto che sia accessibile (a norma di legge).
Se invece si vuole offrire qualcosa che l’utente possa modificare ed elaborare, nell’attesa di indicazioni normative più precise e vincolanti, si devono offrire delle alternative, un solo documento in un solo formato non basta.
Accessibilità oggi
Martedì, Gennaio 8th, 2008 | accessibilità | Nessun commento
Intervista a Roberto Zarro per la rivista E-gov
L’accessibilità e soprattutto l’usabilità dipendono anche dalla qualità dei contenuti che danno senso al web (stile di scrittura, chiarezza, ordine e coerenza dei documenti, ecc.). Quale è a tuo avviso lo stato dell’arte dei siti istituzionali, se ci si limita all’analisi di questo singolo aspetto?
Non è possibile dare un giudizio senza uno studio approfondito sui siti e poichè i siti delle PA centrali sono oltre 1400 tale studio sarebbe piuttosto complesso. Limitandoci ai siti delle maggiori istituzioni (presidenza del consiglio, parlamento e ministeri) la qualità dei contenuti è buona. I siti stessi sono stati in molti casi rinnovati e forse grazie alla legge sull’accessibilità, l’usabilità nelle sue declinazioni quali chiarezza, semplicità, leggibilità, coerenza, è decisamente migliorata.
I testi spesso sono piuttosto chiari, segno che chi scrive su questi siti ha probabilmente la professionalità e le competenze per farlo. Questo dipende certamente dal fatto che per i siti più grandi esistono delle redazioni vere e proprie composte anche da giornalisti: questo sicuramente è un bene per la qualità dei contenuti.
A mio avviso però i siti che ho analizzato, soffrono quasi tutti di un problema: le loro home page somigliano troppo a testate giornalistiche. Spesso i siti hanno una prima pagina a 3 colonne (in gergo la si usa chiamare “a portale”), due colonne laterali con i menù ed una centrale più grande, al centro, che occupa metà della pagina ed è quasi sempre e fatta di notizie e comunicati stampa. A volte hanno addirittura dei banner di siti o iniziative: pubblicità, proprio come sui giornali.
Reputo ciò un difetto per molti aspetti. Di efficacia: sono pagine fitte di contenuti che non aiutano a trovare rapidamente la propria destinazione. Di modernità: pagine con questa impostazione sono piuttosto datate. Ma credo che il problema maggiore sia di opportunità. Se da una parte è giusto che i siti delle PA siano una fonte ufficiale e che quindi aggiornino in modo completo sulle novità, dall’altra non sono giornali, e quindi dovrebbero avere un’organizzazione diversa.
Devono fornire servizi e devono dare informazioni non sotto forma di notizie ma di contenuti.
Comunque è un difetto relativamente importante: di norma le persone non arrivano sul sito dalla home page, ma dai motori di ricerca, e spesso la home page non viene neppure vista.
Quali passaggi e iniziative potrebbero migliorare a tuo avviso la situazione attuale?
Ogni ente fa storia a sé e quindi è difficile dare dei suggerimenti. Credo però che tutti abbiano gli stessi problemi. Esistono delle direttive dall’alto, dalla parte politica che vogliono che il sito abbia un certo scopo e metta in evidenza alcune cose. Subito sotto spesso si trova la redazione che ha altri scopi, e poi i vari dipartimenti, servizi, ecc. ognuno che vuole avere il proprio spazio.
Un sito spesso è frutto di una mediazione tra i vari interlocutori, e chi è il più forte di essi spesso lo si capisce dall’aspetto del sito stesso.
Questo è ovviamente il peggior difetto e il peggior modo di realizzare i siti, perchè se è vero che “chi è dentro” conosce la materia, è “chi è fuori” che usa il sito: si deve dare maggior ascolto ai bisogni dei cittadini, degli utenti.
Il modo migliore per fare un sito è sempre lo stesso: definire gli obiettivi, individuare i destinatari ed i loro bisogni. Tutto il resto ne discende in modo abbastanza naturale.
Hai delle best practices o comunque dei modelli che ritieni interessanti che vuoi segnalarci?
Per migliorare la situazione attuale posso solo suggerire cose piuttosto banali: capire le esigenze di chi usa questi siti e affidarsi a dei professionisti.
Ci si deve guardare in giro, e vedere come fanno gli altri, i migliori.
I dati sull’uso di internet e i dati sull’uso da parte dei cittadini dei siti istituzionali in Europa sono noti, basterebbe fare 2+2. Non è detto che in assoluto che i siti istituzionali più usati, nei paesi dove si usa più internet e gli utenti usano più i siti istituzionali, siano i migliori esempi, ma certamente si potrebbero trovare ottimi spunti.
Basta fere una rapida navigata sui siti inglesi ad esempio e si nota come le home page dei vari siti siano più essenziali, 3 notizie, alcuni link princiali ai percorsi più importanti, un po’ di informazioni sull’istituzione. Molto meno “rumore”, molta più efficacia.
Personalmente ritengo anche che l’approccio della Sardegna sui propri siti sia ottimo, sia dal punto di vista dell’immagine che dell’usabilità. I vari portali dei diversi assessorati hanno uno stile comune omogeneo, molto semplice e chiaro, è ben evidente che afferiscano tutti alla stessa azienda (la Regione). Un bell’esempio di “immagine coordinata” applicata al web. I ministeri in fondo non sono molto diversi, sono sempre parte di un’unico organo, la PA centrale. Lo stesso potrebbero fare i vari sotto-siti: ciascuno di essi potrebbe rispecchiare l’immagine del sito del singolo ministero da cui dipendono. Spesso si cerca di distinguersi dagli altri, mostrando un sito con un aspetto diverso, ma questo non fa che complicare la navigazione, e non da ultimo, aumenta inutilmente i costi. La giustificazione che ogni sito ha le sue esigenze particolari e quindi deve essere diverso, a mio avviso non regge, lo dimostra il fatto che quasi tutti i siti al di là di una grafica un po’ diversa, hanno fondamentalmente la stessa struttura.