Documenti elettronici: quale formato?

Documenti elettronici: quale formato?

Oggi grazie ad internet lo scambio di documenti, fogli di calcolo, presentazioni, tra utenti, aziende e pubbliche amministrazioni è all’ordine del giorno.
Qual è il formato giusto da usare?
Affidarsi a standard de facto, de jure o entrambi?
Oggi se si vuole essere certi che l’informazione arrivi a tutti i cittadini
qual è la scelta giusta da fare?

Standard
Il panorama che ci si trova di fronte non aiuta la scelta di un unico formato valido

Oggi esistono vari standard per i documenti. Lo standard de facto che tutti conosciamo è quello dei formati file di Microsoft Office perchè è il software più diffuso: i documenti di testo sono diventati “i Word” (DOC), i fogli di calcolo “gli Excel” (XLS), le presentazioni “i Powerpoint” (PPT).
Dopo che il mercato ha preso una direzione, si è cercato in modo sempre più concreto di creare degli standard de jure. Nel caso dei documenti la questione è ancora aperta. OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) ha rilasciato diversi tipi di formati standard, gli Open Document Format (ODF): aperti, basati su XML, validi per diverse tipologie di documenti (ODT per i testi, ODP per le presentazioni, ODS per i fogli di calcolo, ecc). L’ODF è divenuto uno standard UNI in Italia a gennaio del 2007, dopo che nel 2006 la versione 1.0 era divenuta standard ISO. Anche i documenti Microsoft che usano OOXML (Office Open XML) sono essi stessi standard secondo ECMA già dal dicembre 2006, non lo sono ancora per ISO.
Un ultimo formato da ricordare, ormai standard ISO dal 2005, per le immagini raster, vettoriali e il testo è il PDF di Adobe.

Utenti
Per individuare il miglior formato è necessario capire l’universo a cui ci si rivolge

Che l’utente sia un privato o un’azienda le problematiche sono le stesse. Dipendono da vari fattori: dal momento dell’acquisto delle tecnologie, dalle preferenze personali, da questioni di opportunità, costi e competenze. Tutto ciò determina un panorama variegato. Sistemi operativi diversi, in versioni più o meno recenti, portano ad usare programmi diversi che permettono la fruizione di certi tipi di documenti e non di altri.
Un utente Mac ad esempio ha difficoltà con alcuni tipi di file, anche banali .DOC di Word realizzati con le ultime versioni per PC. E’ inevitabile, sono due mondi diversi e quindi in parte incompatibili. Coloro che hanno deciso di usare Linux hanno ancora maggiori difficoltà, perchè Linux essendo in parte fuori dalla competizione del mercato, resta leggermente più indietro.
I formati Office (Word, Excel, Powerpoint) e PDF, sono ancora i più utilizzabili, a patto che non usino soluzioni particolari presenti nelle sole ultime versioni: esistono lettori e/o convertitori per quasi tutti i casi.

Accessibilità
Nell’universo degli utenti esistono alcuni casi molto particolari con problemi specifici

L’accessibilità è una caratteristica del software, necessaria per permettere a tutti l’accesso. Se questo vale per le semplici pagine web, le difficoltà aumentano per i documenti, perchè ai problemi degli utenti si sommano quelli dovuti ai software particolari con cui li si fruisce. In generale vale il principio che gli ausili sono maggiormente disponibili sui sistemi più diffusi. Le tecnologie assistive si aggiornano dopo l’uscita dei programmi che assistono, inoltre non tutti gli utenti aggiornano i propri ausili all’ultima versione.
I programmi in grado di utilizzare nativamente i formati ODF, non essendo così diffusi, hanno problemi di accessibilità: i formati PDF e MSOffice risultano ancora la scelta migliore.

Sull’accessibilità non incidono solo i formati dei file ma anche il modo stesso in cui si realizzano i documenti. Qualche consiglio su come realizzare documenti accessibili: si trova sulle linee guida della Regione Emilia-Romagna alla sezionie documenti

Pubblica Amministrazione
Obblighi ed opportunità per l’amministrazione, l’Italia e l’Europa

Un’amministrazione deve cercare di conciliare il doveroso rispetto delle norme, i bisogni degli utenti, le proprie esigenze aziendali, la necessità di risparmiare, il tentativo di migliorare l’efficienza, il mandato di garantire pari opportunità a tutti (compresi i vari competitor sul mercato).
La scelta dei formati aperti è una chiara indicazione europea recepita in modo diverso nei vari Paesi. C’è chi ha voluto forzare una scelta: ad esempio la Norvegia dal 2009 pubblicherà solo documenti ODF. C’è chi ha lo stesso atteggiamento ma lascia spazio a tutti i formati considerati aperti: come la Danimarca che permette oltre a ODF anche Microsoft OOXML.
Da noi si cerca di spingere la PA verso i formati aperti, anche se in modo piuttosto blando. Il Codice dell’amministrazione digitale impone l’uso di standard aperti e affida al CNIPA l’aggiornamento dell’elenco dei formati. Il gruppo di lavoro che dovrebbe farlo è appena stato costituito e quindi la scelta per ora viene lasciata a ciascuna PA. ODF è probabilmente la scelta più corretta: conforme alle norme, aperto e unico standard UNI ISO.

Nella pratica che fare
Se l’esigenza è di fornire un documento uguale all’originale, PDF risulta la scelta più efficace in quasi tutti i casi. Questa esigenza ha dei limiti: in un mondo sempre più connesso, dove l‘interoperabilità, lo scambio e la condivisione sono il valore aggiunto della rete, è XML la scelta obbligata.
Anche se per tutti gli aspetti considerati, fino ad ora MSOffice risulta una buona scelta, ce n’è una ancora migliore se si deve dare accesso a tutti all’informazione: se il contenuto di documento lo si deve fornire in sola consultazione, l’HTML è sicuramente lo standard più fruibile (e XHTML è la sua “traduzione” in XML). HTML è il Web e quindi è universale, tutti possono accedervi, a patto che sia accessibile (a norma di legge).
Se invece si vuole offrire qualcosa che l’utente possa modificare ed elaborare, nell’attesa di indicazioni normative più precise e vincolanti, si devono offrire delle alternative, un solo documento in un solo formato non basta.

E-GOV – Numero 3 200 – Maggioli

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